Envío de Documentos

Última actualización: 28/11/2022

Permite enviar documentos dentro del sistema, actualizando a la persona responsable que le dará seguimiento al documento al momento de recibirlo.

Enviar un documento a Finanzas

  • Localice el documento que desea enviar (Orden de Compra/Orden de Servicio/Solicitud) y visualice el botón que dice botonEnvio.png y de clic en él.

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  • Nota: Para que el botón Enviar Documento a Finanzas sea mostrado, es necesario que:
  • General:
    1. El documento no este cancelado.
    2. Su requisición de origen debe tener el procedimiento definido. (En caso de que no conozca este paso lea la siguiente información: Agregar Procedimiento a una Requisición)
  • Orden de Compra y de Servicio:
    1. La Orden de Compra no debe de tener el estatus PagoDirecto, de ser así deberá enviarlo a partir de la Solicitud.
  • A continuación, se mostrará un formulario en el cual tiene que agregar el oficio que se le asignará al documento, cuando llene los campos correspondientes de clic en Enviar Documento.

formulario.png

  • El sistema le mostrará un mensaje de éxito y el documento estará enviado a Finanzas.

alertaExito.png

Imprimir Formato de Pago

  • Localice el documento que desea imprimir (Orden de Compra/Orden de Servicio/Solicitud) y visualice el botón que dice botonImprimir.png y de clic en él.

  • El sistema entonces le mostrará el formato Pdf.

formato.png

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  • Nota: En algunos casos es probable que descargue el archivo de manera automática.

Consultar el Estado de su Documento Enviado

En caso de que quiera saber el estatus o estado en el que se encuentre su documento enviado, este puede ser consultado en el apartado histórico del mismo, varía según los siguientes casos:

  • Orden de compra y de servicio: registroOc.png
  • Solicitud: registroSol.png

De clic en el botón correspondiente y ahí podrá observar el estatus/estado en el que se encuentra su documento:

historico.png

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  • Nota: El sistema maneja 3 estatus:
    1. Enviado: Significa que el documento está enviado y aún no es aceptado por finanzas.
    2. Aceptado: Significa que el documento fue aceptado por finanzas, además se anexa el usuario que recibió el documento su fecha y hora.
    3. Rechazado: Significa que el documento fue rechazdo por finanzas, además se anexa el usuario que rechazó el documento su fecha y hora.

Modificar el Oficio Asignado a un Documento

En caso de que quiera modificar el oficio que tiene asignado ya sea a una Solicitud, Orden de Compra u Orden de Servicio, el sistema ofrece la opción de poder hacerlo:

  • Localice su Solicitud/Orden de compra/Orden de servicio, según sea el caso cuyo oficio desea modificar.

  • En la vista de la información del documento (Solicitud/Orden de Compra/Orden de Servicio), hay un apartado que dice Oficio Adq:, dentro de ella, localizará el oficio que usted anteriormente agrego al documento.

  • De clic en el oficio correspondiente.

    oficioEdit.png

  • Al hacerlo, le aparecerá el oficio que tiene actualmente y un campo para modificarlo.

    oficioForm.png

  • Una vez que haya escrito el nuevo oficio, de clic en el botón aceptar.png para guardar el nuevo oficio, en caso contrario de clic en cancelar.png para cancelar el cambio.

  • Una vez que haya cambiado el oficio, el sistema le mostrará un mensaje de éxito confirmando su actualización.

alertaCambioExito.png